Услуги по сдаче отчетности

Всем предприятиям страны с начала данного 2014 года известно, что в Налоговом Кодексе уже официально прописаны условия подачи отчетов от всех налогоплательщиков в органы налогового контроля – в виде электронных документов. В связи с таким постановлением всем фирмам стало выгодно и необходимо переходить на такой способ предоставления документации, а поэтому услуги по сдаче отчётности  электронно стали крайне важны для каждой организации – как коммерческой, так и бюджетной. Что ж, налоговая отчетность обязательна для всех структур, имеющих дело в финансовым оборотом, но помимо нее еще существуют другие контролирующие органы, куда также необходимо ежеквартально или ежемесячно подавать отчеты о проделанной работе (в основном, это представлено на языке цифр), так что услуги по сдаче отчётности  электронно  актуальны не только для подачи информации в налоговую службу, но и в Пенсионный Фонд, Фонды социального страхования, Росалкогольнадзор (если предприятие имеет дело с алкогольной продукцией), Службы по тарифам, Бюджетную систему, Центральный Российский Банк, Росстат, Росприроднадзор и прочие. Хорошо, когда фирма сама может перейти на такой способ подачи документов и переобучить своих коллег, но услуги по сдаче отчётности в электронном виде для того и созданы, чтобы помочь организациям правильно, быстро и потерь для дела перестроить в корне всю работу бухгалтерии и людей, занимающихся таким важным делом, как отчетность  в органы контроля России. Пожалуй, самым очевидным преимуществом такого перехода на электронный документооборот есть экономия времени сотрудников и минимизация технического просчета, услуги по сдаче электронной  отчётности предполагают работу с надежным программным обеспечением, которое сделано по общепринятому формату для заполнения всех пунктов, что помогает сделать отчетность практически безошибочной. Почему же так непросто перестроить свою бухгалтерию на электронной способ отчетности? Потому что эта процедура требует:

- подписания договора и приобретения ЭЦП – это электронно-цифровая подпись;

- услуги по сдаче отчётности  электронно, оформленной благодаря дорогому лицензированному программному обеспечению, которое для начала также нужно настроить (или приобрести программу 1С со встроенным модулем для отчетности);

- приглашения на фирму для обучения бухгалтеров ІТ-специалиста.

Придется повозиться с новыми правилами, ведь ошибиться нельзя, а сдать первый раз самостоятельно сформулированную отчетность – почти нереально. Но услуги по сдаче отчётности  электронно заказать очень просто  у специализированных инстанциях, которые их предоставляют. На сайте МинФина РФ можно отследить список операторов  (например, холдинг «Тензор»), которые заключают с клиентом договор на обслуживание его нужд в электронных документах. Информация (старые отчеты) конфиденциально храниться на этом же сервере оператора, который предоставляет услуги по сдаче отчётности в электронном виде, получить доступ к ней имеет право только владелец, если у него сохраняется ЭЦП за прошедшие года. Чтоб получить такой электронный универсальный ключ, нужно подать заявку в любой аккредитованный центр сертификации подписей. ЭЦП может быть представлена в вариантах (для усложнений ступеней защиты документов):

- подпись руководителя или главного бухгалтера;

- мокрая фирменная печать.

Далее для заказа услуги по сдаче электронной  отчётности необходимо обращаться в организации, которые работают в таком направлении, подготавливая все отчетности, в которых нуждается заказчик в органы проверки вместо самого заказчика. Примером таких организаций могут быть ЦБУ – Центр бухгалтерских услуг, компания «Мостакс», ИнфоЦентр, компания «Актив» и «Крипто-Про», «ИМЦ», «Контур-Персонал» и другие.

Эти организации не только предоставляют услуги по сдаче отчётности  электронно, но и выдают цифровые подписи. Оформление их не бесплатно, но есть и бесплатный вариант – заказать электронную подпись в местной налоговой службе, но только для подачи отчетности в эту организацию, для сдачи других документов этот номер не пройдет. Электронный документооборот можно формировать без дублирования информации на бумаге, что на первый взгляд выглядит ненадежно. Все зависит от того, насколько качественны услуги по сдаче отчётности  электронно оператора и его технической поддержки. Чтоб получить ЭЦП нужно:

- собрать разрешительные, организационные документы по фирме;

- выбрать нужные контролирующие финансовые органы, написать у них заявление на признание ЭЦП и переход с бумажной отчетности в электронную;

- купить и установить программное обеспечение на компьютер (или создать сеть для нескольких сотрудников), в чем может помочь заказ услуги по сдаче отчётности в электронном виде (программисты и ІТ-инженеры помогут в установке программ и обучении бухгалтеров);

- Программа, например «Астрал», сама предоставляет формат заполнения отчетности, синхронизируется с модулем программы 1С, выводит  данные из бухгалтерской книги, осуществляет сводку данных и просчет, также информирует об ошибках, которые могут возникнуть в ходе создания отчета. Но все же заказывая услуги по сдаче электронной  отчётности можно избежать затрат времени на обучение программе, ее обслуживание, нюансы работы, технические вопросы, элементарное неумение отправить через сеть отчет (он иногда возвращается назад или по причине ошибки орган контроля направляет его на доработку, на чем тоже теряется время сдачи отчетов).

Итак, с порядком организации перехода на электронную отчетность понятно, рассмотрим выигрышные стороны заказа услуги по сдаче отчётности  электронно:

- освобождение бухгалтеров организации от долгой рутинной работы по оформлению и неоднократной перепроверке заполненных отчетов;

- исключается необходимость подачи отчетов на бумаге или дублирования документа в бумажном виде (меньше макулатуры);

- сохранение отчетности на надежном сервере оператора, куда можно иметь доступ в любое время отовсюду, где есть интернет, при наличии ЭЦП;

- услуги по сдаче отчётности  электронно предполагают также своевременное быстрое информирование своих клиентов об изменении форматов подачи документов, обновлений в программе отчетов и другой общедоступной государственной информации относительно нововведений в сферу подачи отчетов;

- невозможность просчета, потому что программа обязательно обнаружит ошибку перед отправкой документа электронной почтой;

- услуги по сдаче отчётности в электронном виде дают возможность скооперированной работы с бухгалтерией 1С (например, 8 серия 1С продается со встроенным функционалом программы «Астрал»);

- конфиденциальность, секретность предоставляемой информации - абсолютная зашифровка документации посредством не только ЭЦП, но и криптографическими шифрами, над гарантией защиты которых работает сама служба ФСБ, курируя услуги по сдаче электронной  отчётности;

- быстрый ответ от контролирующих инстанций о получении и согласовании отчета, то есть отправляющий получает 2 квитанции сразу в программу 1С – о том, что документ прибыл на почту, и о том, что отчет правильный и принят.

Сдача отчетности электронным способ настолько серьезна, что малейшее нарушение конфиденциальности данных может отразиться реальным наказанием для того, кто допустил ошибку. Обойтись без услуги по сдаче отчётности  электронно можно, и делать отчеты в массу инстанций самостоятельно, но нужно помнить о федеральном законе про «Защиту персональных данных». То есть все организации – как бюджетной сферы, так и общественной, и коммерческой  - неукоснительно должны соблюдать строгую секретность файлов, в которых есть персональная информация о клиентах или сотрудниках. Иными словами, услуги по сдаче отчётности  электронно постоянно контролируются такими организациями как Роскомнадзор, ФСТЭК и ФСБ.

Итак, рассмотрим какую же отчетность чаще всего требуется оформлять в электронном представлении:

- нулевая налоговая отчётность для индивидуальных предпринимателей;

- отчет годовой и квартальный от крупных и мелких структур, имеющих дело с финансами;

- отчеты оперативные, сводные и первичные;

- также компании, предлагающие услуги по сдаче отчётности в электронном виде обрабатывают, анализируют и собирают бухгалтерскую, бюджетную и статистическую информацию от своих клиентов.

Чаще всего клиентами у фирм по организации таких услуг выступают руководителии ООО, частные бизнесмены и бухгалтера, а также (что очень важно для иммиджа фирмы) – бюджетные организации. Но какие шаги нужно предпринять, чтобы таки получить услуги по сдаче электронной  отчётности? Вот ответ:

- пойти к нотариусу и оформить доверенность на выбранную фирму по таким услугам, то есть подтвердить официально, что физическое лицо (скажем, ЧП) добровольно соглашается уполномочить компанию по данным услугам на сделки посреднической функции (точнее про эту процедуру можно прочесть в Письме МинФина России от 7.08.09 в № 03-02-08/66).

- Выбрать нужное направление (то есть пакет услуг по сдаче отчётности  электронно), подписать документ (договор) в офисе избранной компании, зарегистрироваться на сайте фирмы, где также можно сделать передачу личной информации (адрес, номера телефонов и т.д.).

- Осуществить передачу информации, которая должна быть выполнена в виде отчетов доверенному посреднику в формате 1С, Excel или Word.

После этого фирма, предоставляющая своим клиентам услуги по сдаче отчётности  электронно, будет самостоятельно выполнять все необходимые операции с предоставленной информацией, и отправлять ее по тому списку организаций, который предоставил клиент. Ответчик же (то есть тот орган, который принимает оформленный отчет) должен проверить документ и соответственно поставить свою ЭЦП и предоставить юридически котирующийся протокол проверки. После этого услуги по сдаче отчётности в электронном виде можно считать осуществленными.

Бывает даже и так, что частному предпринимателю просто невозможно завести на своей фирме отдельно нанятого бухгалтера только лишь для работы с финансовой документацией. Особенно, если дело касается торговли или финансовый оборот совсем мал и, соответственно, органов контроля - также. Поэтому в таких случаях максимально удобно использовать услуги по сдаче электронной  отчётности. Это доказывают следующие факты:

1. Фирма, которая дает эти услуги, может отправлять отчеты во все регионы РФ в виде нескольких юридических лиц;
2. Если будет проверка от Генеральной прокуратуры посредник обязательно заранее проинформирует своих клиентов;
3. Жесткий контроль информации – по 2800 несоответствиям на логические ошибки на всех этапах работы услуги по сдаче отчётности  электронно, а также контроль цифр среди разных форм бывших и текущих периодов;
4. Если клиент желает поучаствовать в тендере или оформить кредит, посредник всегда готов предоставить сверку счетов и поинформировать о задолженностях в налоговую онлайн-способом;
5. Все операции по передачи данных строго засекречены, эти данные хранятся на сервере, за что несет ответственность компания, предоставляющая услуги по сдаче отчётности  электронно.
6. Такой посредник, выполняющий всю бухгалтерскую работу за бухгалтера (на чем можно сэкономить), также способен контролировать лицевые счета фирмы-заказчика в ИФНС, чтобы избежать риска блокировки счета в банке, переплаты или недоимки, что также оперативно координируется с клиентом.
7. Черновой отчет, который заказчик присылает своем посреднику, осуществляющему услуги по сдаче отчётности в электронном виде, отправляется в орган контроля в тот же день.
8. 80% всех организаций и структур, которые обязаны сдавать отчеты, работают с электронным документооборотом, защищённым цифровыми подписями.