Сдать НДС в электронном виде...- это просто!
Едё до 21 апреля всем налогоплательщикам предстояло впервые сдать отчёт НДС
за первый квартал 2014 года исключительно в электронном виде. Для того, чтобы провести отчёт правильно следует точно знать как осуществляется сдача электронной отчётности НДС.
Для начала давайте разберёмся с тем, что потребуется для отправки декларации и как узнать, принята ли отчётность налоговой инспекцией.
Что необходимо иметь для того, чтобы сдать отчёт НДС электронно?
Начиная с первого января этого года, налоговая декларация сдаётся в электронном виде и только через оператора специализированного электронного документооборота. И для отправки такого отчёта в налоговую надо всего четыре компонента:
- сертификат официальной квалифицированной электронной подписи (КЭП) для того, чтобы правильно сдать отчёт НДС в налоговую;
- средства подписи электронной;
- системы для того, чтобы подготовить и отправить отчёт;
- услуги официального оператора электронного оборота документов.
Квалифицированная электронная подпись
КЭП – это официальный электронный документ, используется который для шифрования и подписания отчётности, а кроме того для расшифровки документов, которые поступают из инспекции и который необходим для сдачи отчёта НДС в налоговую электронно. Выдают КЭП исключительно аккредитованные удостоверяющие центры.
Как работает КЭП
Даже опытные специалисты, которые уже давно сдают отчётность электронно, не всегда имеют правильное представление о том, как работает основной элемент системы сдачи отчётности - ЭЦП или электронная цифровая подпись. Но между тем знания такие дают возможность предотвратить самые элементарные ошибки сдачи отчёта НДС, приведут которые к нежелательным конфликтам с инспекцией. Помимо этого, отчитывающееся лицо, получившее представление об основах этой технологии ЭЦП, тратить на общение с операторами call-центров будет на много меньше времени.
Как создаётся ЭЦП
Известны различные методы формирования электронной цифровой подписи. Наиболее удобным и распространённым на практике является создание ЭЦП при помощи двух ключей – закрытого и открытого. Они оба создаются с использованием специальной программы-шифровщика. С целью создания закрытого ключа следует или хаотично двигать мышкой, или бессистемно и часто нажимать клавиши непосредственно на клавиатуре. Сама программа в это время осуществляет преобразование данные движения в достаточно длинный набор символов. И таким образом создаётся ключ для сдачи отчёта НДС электронно.
После этого эта же программа, используя закрытый ключ, создаёт ключ открытый. Как правило, именно открытый ключ публикуется на сайтах, которые являются удостоверяющими центрами и спецоператорами связи, и этими услугами пользуется сам владелец ключа чтобы сдать отчёт НДС в налоговую, в то время как ключ закрытый необходимо хранить со всеми мерами приватности и осторожности.
Для чего нужны удостоверяющие центры?
УЦ решают достаточно важную задачу: они собственно и подтверждают подлинность данных о владельце данного ключа, а так же удостоверяют его полномочия. В случае если бы не было УЦ, то в этом случае любой бы владелец программы для шифрования, мог бы своим открытым ключам назвать ключ главного бухгалтера (например) «Газпрома» или любой другой организации и сдать отчёт НДС в налоговую электронно не правильно.
Именно поэтому отчётное лицо для получения личной электронной подписи должно обязательно предоставить в УЦ все удостоверяющие личность документы, данные о компании, доверенность, а так же он должен написать запрос на выдачу ему сертификата открытого ключа. В свою очередь центр выдаёт не только электронный, но и бумажный сертификаты ключа открытого типа. Сам электронный сертификат представляет собой файл, который является открытым ключом клиента, и подписан который ЭЦП удостоверяющего его центра. Бумажный же сертификат на самом деле содержит такие данные: ФИО владельца, открытый ключ ЭЦП, сроки действия самого сертификата, место применения данного ключа, данные об организации, которую представляет сам владелец ключа. С помощью таких данных можно сдать отчёт НДС.
Следовательно, после оформления всех документов в УЦ, а так же у клиента ан руках должен остаться сертификат, а также носитель информации в виде флэшки, диска, дискеты и т.д., где содержаться такие файлы: закрытый ключ, открытый ключ, сертификат.
Шифруем открытым и расшифровываем закрытым
Предположим, что бухгалтер желает отправить заполненную декларацию в инспекцию, сдать отчёт НДС электронно. Для этого он формирует файл с отчетностью. После этого он должен подписать этот файл своим личным закрытым ключом. После подписания образуется совеем новый оригинальный файл. В подписанном ЭЦП доке ни отправитель, ни получатель уже не в силах изменить ни единого символа – такое нарушение целостности дока очень просто выявляется во время проверки при помощи сертификата ключа.
После этого программа отправляет отчётность, при этом шифруя её при помощи открытого ключа. После этого ЭЦП осуществляет проверку при помощи реестра сертификатов ключей. Это проверка отвечает на два основных вопроса: была ли нарушена целостность файла уже после подписания ЭЦП плательщика и на самом деле действительно ли это ЭЦП является собственностью плательщика, который сдает отчёт НДС в налоговую.
Уже после данной проверки инспекция должна отправить непосредственно организации протокол о входном контроле. Инспектор же в свою очередь подписывает протокол, используя личный закрытый ключ. После этого шифрует протокол при помощи открытого ключа компании, а потом направляет данный файл на адрес самой компании. Затем бухгалтер открывает зашифрованную и содержащуюся в файле информацию при помощи личного закрытого ключа.
Если говорить теоретически, то перехватить зашифрованный файл может любой, но его расшифровать никто не сможет. Файл направленный в инспекцию расшифровать можно только используя закрытый ключ. Следовательно, защищённый файл, который был направлен в компанию, в силах открыть и прочитать только тот, у кого имеется личный официальный закрытый ключ этой компании. Так сдать отчёт НДС в налоговую электронно может только владелец ключа.
Что случится если закрытый ключ не правильно сохранять?
Наиболее глобальная проблема, с которой может столкнуться компания, которая не правильно хранить электронный ключ – это компрометация ключа. Говоря точнее, доступ к конкретному закрытому ключу смогут получить посторонние лица. В случае если ключ сохраняется на дискете, которая находится в открытом доступе на столе бухгалтера, или если записан ключ на жесткий диск самого компьютера бухгалтера, то в этом случае рискует компания попасть в серьёзные неприятности. Если у злоумышленника имеется закрытый ключ компании, то он легко сможет без проблем отправить вместо компании неправдивую отчётность, сдать отчёт НДС. Варианты бывают разные, например недоброжелатель может отправить ещё до срока сдачи декларации отчётность по НДС с большими суммами к возмещению. В таком случае как минимум компании грозит длительное разбирательство с работниками налоговой инспекции, которые приняли уже заведомо «ложную» отчётность, и её занесли в базу. Как максимум это влечёт за собой тщательную проверку всех документов компании, доначисления, штрафы, пени, а так же возможен даже судебный процесс.
Ещё одно нежелательное, но возможное следствие небрежного хранения ключа – утрата закрытого ключа. Его просто могут украсть. Так же его можно потерять. Если написан закрытый ключ на носителе, который является не надёжном – то есть опасность механического его повреждения. Так же, дискета затеряться может посреди иных дискет, а содержащаяся на ней информация может случайно удалиться.
Потеря ключа перед самой сдачей отчёта НДС электронно может привести к тому, что вовремя отправить декларацию не удастся через интернет. Всё дело в том, что невозможно получить дубликат ключа, который был утерян, так как у удостоверяющего центра его нет, и воссоздать ключ, используя открытый ключ просто невозможно. Компания без закрытого ключа просто не сможет подписать свою отчётность, а также не сможет расшифровать протоколы, которые поступят из инспекции, где даётся информация о том, отчётность принята или нет вследствие обнаруженных ошибок. И только один выход в этом случае возможен – это получение уже новой подписи. В случае если такая процедура затянется, то налоговая данные об уже новых ключах получит налоговая немного с опозданием, и в этом случае компании придётся отправлять отчёт НДС в налоговую по почте и сдавать или сдавать её лично.
Ключи закрытые, срок использования которых истёк, так же следует бережно сохранять. Особенно актуально это для бухгалтеров, хранят которые все уже сданные отчёты непосредственно не на своём ПК, а в виде зашифрованных файлов на сервере специального оператора связи.
Пошаговая инструкция документооборота с ИФНС
Правила сдачи электронной отчётности установленная приказом ФНС России № ММ-7-6/534 от 02.11.09. Подробное описание действия плательщика налогов, инспекции и оператора выглядит следующим образом.
1. Плательщик налогов формирует, шифрует и подписывает, а также отправляет отчёт на сервер оператора связи, чтобы сдать отчёт НДС в налоговую электронно.
2. В случае если владеет сертификатом КЭП не непосредственно руководитель компании или организации, а его уполномоченный представитель налогоплательщика, от обязательно в месте с каждым отчётом должен отправлять информацию о доверенности или сокращённо СОД. Если используется система «Контур-Экстерн» то достаточно сообщение заполнить всего лишь одиножды, и после этого оно отправляться будет автоматически с каждым отчётом. Следует обратить внимание: ещё до отправки первой декларации копия доверенности должна быть отправлена в налоговую, с оригинальной подписью представителя. Стать уполномоченным представителем имеет право любой сотрудник компании, чаще всего это главный бухгалтер он и может сдать отчёт НДС. В случае если сертификат КЭП уже оформлен непосредственно на руководителя компании, то доверенность оформлять, а так же отправлять в СОД совместно с декларацией нет необходимости.
3. На следующем этапе поучает отчёт оператор, он же и формирует подтверждение точной даты отправки отчёта. После чего один экземпляр должен быть направлен самому налогоплательщику, а второй экземпляр с отчётом отправляет в инспекцию.
4. Далее налоговой осуществляется первичная проверка данного отчёта, и только по её итогам будет отправлена налогоплательщику извещение о получении через оператора связи. Это говорит о том, что данный отчёт был доставлен до адресата и получилось сдать отчёт НДС электронно.
5. Налоговая осуществляет следующую проверку файла с декларацией, при этом устанавливая проверку на полное соответствие всем требованиям формата, а так же проверку оригинальности и дееспособности подписи. Если будут обнаружены в отчёте ошибки, то инспекция высылает плательщику налогов опять же через официального оператора уведомление об отказе с пометкой ошибок. Получив такой отчёт налогоплательщик должен сперва исправить все ошибки, а после этого выслать его заново и сдать отчёт НДС в налоговую.
6. Если в отчёте нет ошибок, налоговая налогоплательщику высылает квитанцию о том, что данный отчёт принят. Уже после получения квитанции плательщик налогов может быть уверен в том, что его отчёт принят. Вместе с тем официальной датой предоставления отчёта считается дата, которая была указанна в подтверждении оператора связи данного документооборота. Далее компании остаётся только ждать от налоговой документа о результате ввода всех данных в официальную базу, и после этого можно считать что удалось сдать отчёт НДС в налоговую электронно.
7. После осуществления загрузки данных этого отчёта в официальную базу данных высылается налоговой извещение о вводе или же уведомление об уточнении данных. Если это первое, то есть извещение о вводе, то это означает, что данные из отчёта успешно загружены и сохранены. Значит, декларация уже принята, а документооборот уже завершен.
8. Если компания получила уведомление о том, что надо сделать уточнение, то она должна внести все необходимые уточнения и после этого отправить уже откорректированный отчёт для того, чтобы сдать отчёт НДС. Если же этот отчёт и без того был корректирующим, то достаточно отправить его со следующим номером и после этого дождаться их налоговой информации о вводе.