Сдать отчёт электронно

Прогресс не дремлет. Еще пару лет назад невозможно было и догадаться, что сдавать отчет – то ли директору, то ли в налоговую, то ли в высшие финансовые органы будет так просто, а главное – быстро. Весь бизнес построен на точных цифрах, отчётности по бухгалтерии и, куда уж без них, налоговых отчислениях с доходов. Более того, сейчас уже даже не разрешается порой сдавать отчетности в какой-либо иной форме, кроме как в электронном виде. Если компания насчитывает свыше 100 сотрудников – она обязана оформлять сдать отчет в электронном виде в высшие инстанции. Также к количеству сотрудников привязывается и страховой отчет (тут уж должно быть около 50 человек, работающих на фирме, чтобы электронный интернет-отчет был обязательным).

Программа 1С стала уже обязательной для каждого предприятия и организации, которая имеет дело с финансами. Бухгалтера тоже массово стремятся каждый месяц сдать отчет электронно, через интернет. Ведь этот способ эффективно помогает сэкономить время, предотвращая бухгалтера или иного сотрудника от частых просчетов и ошибок. Что же повлияло на такой технологический переворот внутри компаний?

Во-первых, пришло время интернета, без которого себя не мыслит ни один человек. Во-вторых, государство рассмотрело и приняло программу «Электронная Россия», чтобы иметь шанс сдать отчет электронно и также максимально сделать эффективной работу трудящихся, избежать лишних затрат трудового времени на то, что вместо работников может сделать машина (в данном случае, программа). К тому же, до адресата документация доходит в срок, в любую точку, и об этом он может известить немедленно отправлявшего отчетность. Программа, которая позволяет быстро сдать отчет электронно, является лицензионной, ее устанавливает фирма на компьютер своих сотрудников. Что характерно для такой программы – это возможность поставить электронную подпись, что автоматически делает документ действительным, имеющим ту же юридическую силу, что и стандартный бумажный подписанный отчет.

Главные инстанции, которые работают с электронными отчетностями, о которых нужно знать, чтобы сдать отчет в электронном виде в эти органы:

- Пенсионный фонд;

- налоговая инспекция;

- орган Росалкогольрегулирование (например, если бизнес связан с алкогольной продукцией);

- Российский Фонд по социальному страхованию;

- Росстат.

Для сдачи отчетов в другие органы тоже действуют отдельные электронные приложения, которые устанавливаются фирмой по потребности. Также к неотъемлемым плюсам того, чтобы сдавать отчет электронно, относиться конфиденциальность процедуры. Этому сопутствует несколько уровней защиты данных программой, которая и делает отчётность. Разберемся, как это происходит на деле.

Все программные обеспечения относительно программ, составляющих отчетность, работают по подобному принципу. Они могут быть бесплатными, но лучше купить подобную программу. Для того, чтоб сдать отчет, из бухгалтерской книги (она тоже находиться в электронном виде в рабочем компьютере) программа автоматически выгружает данные, которые после проходят проверку самой программой на предмет неточностей и ошибок. Когда отчет будет сформирован правильно, все графы и ячейки заполнены по всем правилам, пользователь может заверить его так называемой электронной подписью и сдать отчет электронно. Электронную подпись можно получить в Аккредитованном центре, она вполне законна и юридически обоснована.  Данные далее подвергаются шифровке и готовы к отправке в нужный орган контроля (через сеть).

Какие же программы существуют для отчетности в компьютере?

Очень популярна компания Калуга Астрал, которая предоставляет одноименную программу для того, чтоб сдать отчет в электронном виде. Преимуществом данной программы есть наличие функционала 1С-отчетность. Он уже предварительно встроен по всем параметрам конфигурации программы 1С 8 серии, также есть возможность подключиться к программе 1С версии 7.7. Что в удобно в программе Астрал – ответы от контролирующего органа, который получает отчет, отображаются в 1С, а также то, что бухгалтер, чтоб сдать отчет, освобождается от необходимости установки дополнительных программ и может работать с данными лишь в пределах 1С – формировать счета, вносить данные, исполнять обычные функции, и тут же иметь возможность оформить и отправить отчетность.

Параметры, которые программисты закладывают в системы по электронной отчетности,  могут немного отличаться относительно следующих параметров, когда необходимо сдать отчет электронно:

- разное количество лиц, которые могут иметь доступ к программе отчестности в пределах одной приобретенной лицнзии;

- количество модулей в программе и их функционал;

- тип шифровки данных;

- скорость работы программы;

- проверочные алгоритмы;

- число программ бухгалтерского характера, которые могут быть охвачены системой;

- лист органов контроля, в которые нужно сдать отчет;

- нюансы по устройству интерфейса;

- технические условия работы программы относительно скорости интернета и особенностей платформы компьютера.

 Программы разработаны в расчёте на среднестатистического пользователя. То есть особых знаний и техники для их нормальной работы не требуется. В целом, сегодня может каждый человек, сидя за домашним компьютером, сдать отчет в налоговую электронно. Единственное отличие от привычных уже программ – это то, что данные после отправки могут некоторое время храниться на ресурсах сервера разработчиков программы (за это отвечает технология с названием «тонкий клиент»).
Логичным вопросом будет защита данных, ведь происходит это через сеть, в которой много хакеров. Отчетность зачастую носит финансовый характер, когда речь идет о том, чтоб сдать отчет в электронном виде, информация может быть на уровне тайны, поэтому в конфиденциальности необходимо быть уверенным. Особо ненадежный путь сдачи отчетности через интернет – это использовать сервер для хранения информации (вышеупомянутая функция программы «тонкий клиент»). Но за то, каждый клиент-пользователь программы отчетности может иметь доступ к файлам с любой точки, где есть интернет (так удобнее сдать отчет в командировках, при наличии нескольких компьютеров и при количестве сотрудников, работающих с отчетами, в несколько человек).

Так вот, для закрытия  информации от недоброжелателей, разработчики позаботились о таких методах защиты своих программ, которые позволяют обычному бухгалтеру или инспектору с места работы в два клика в программе 1С, которая есть во всех организациях, сдать отчет электронно:

- подпись  - теперь ее можно поставить в электронно-цифровом виде. Каждый год она меняется. Если вдруг потребуется клиенту информация из старого отчета, ему придется предоставить ключ-подпись того года, когда эта подпись была поставлена (эти ключи хранит клиент лишь на своих носителях);

- использование дата-центров, лишь сотрудникам которых позволяется иметь доступ к серверу;

- использование сложных структур работы со смежными серверами, чтоб люди могли сдать отчет в случае аварии, атаки и т.д.;

- шифровка на уровне банка – можно зашифровать отчет криптографическими способами шифра;

- техническая поддержка в режиме 24/7 – если фирмой или частным лицом приобретена программа известного на рынке разработчика, с лицензией – то волнений быть не должно по поводу должной защиты информации, когда компания желает честно сдать отчет в электронном виде  в инстанции контроля.

Пожалуй, самой известной компанией, делающей программы для отчета, есть уже упомянутая «Калуга Астрал». Она имеет тесные отношения с разработчиками самой любимой бухгалтерами программы 1С, потому и имеет свой встроенный функционал в 8 версию программы 1С, что значительно сокращает расход времени сотрудников фирмы. К тому же, цены на такую многофункциональную программу вполне доступны, чтоб купить программу и сдать отчет электронно. Также привлекает клиентов программа составления отчётности от компании Калуга Астрал – это возможность самостоятельной установки и запуска ресурса с рабочего компьютера без необходимости брать в офисе разработчика электронно-цифровой ключ.

Данный сервис, находящийся прямо же в программе 1С, который проходит под грифом «1С-отчетность», разрешает совершать пользователю следующие операции:

- сдать отчет электронно, то есть сверочный акт с ФНС;

- подать заявку на выписку из учета ЕГРЮЛ;

- поддерживать неформальный электронный документооборот с ФНС и Пенсионным фондом.

Тому, кто формирует отчет в 1С, будет видно ответ от органов свыше, то есть уведомления о получении и прочие сообщения. Модуль при наличии адекватного обслуживания интернета и самой программы, чтобы сдать отчет - обновиться автоматически, также обновляется и инспекторский сертификат.

Новинка в данной программе: появилась дополнительная опция «Верное решение» - это услуга стоит 1200 рублей в месяц и позволяет компании пользоваться лишь одним избранным нужным направлением (например с отчетами ФНС), подключившись к серверу). А еще теперь можно не только в самые распространенные инстанции по типу Пенсионного фонда и налоговой сдать отчет в электронном виде, но и, например, в Росприроднадзор и другие необходимые конкретному пользователю органы, благодаря программе «Астрал Отчет», которая расширяет спектр своих услуг и дополнений к основной программе.

И все-таки, самое популярное направление по отчетности во всех абсолютно субъектах хозяйствования, больших и малых организациях, даже среди ЧП – сдать отчёт в налоговую электронно. От этого не скроется ни одно предприятие или организация, связанная хоть с наименьшим финансовым распоряжением и документооборотом. Кроме лицензионных рыночных программ, о которых говорилось выше, можно также попросить у налоговой бесплатное приложение, которое будет использоваться для оформления отчетов только по налоговой. Такое решение – как сдать отчёт в налоговую электронно или иначе – принимает руководство.

Единственное условие для такой отчетности – оформить ЭЦП – электронно-цифровую подпись (как ручная подпись, как мокрый штамп фирмы, лица – предпринимателя).

Фирма, которая работает на электронных отчетах, не может просто так отправлять их в орган контроля, когда вздумается. Заранее с налоговой или другими необходимыми инстанциями потребуется заключить договора прежде, чем сдать отчет электронно (например – Договор о признании электронных документов), чтобы проинформировать орган о способе отчетности, которая будет налажена между налоговой и клиентом. Если речь идет о Пенсионном Фонде, то понадобиться отправить «Карточку присоединения к договору о сопровождении электронных отчетов в системе подачи электронных отчетов в Пенсионный Фонд».

Чтобы сдать отчёт в электронном виде, нужно придерживаться следующего порядка действий:

- заключить с органами контроля договор (в офисе инстанции на бумаге или получить электронный договор);

- по месту регистрации в налоговой оформить ЭЦП (электронную подпись), менять ее каждый год;

- на базе программы 1С или по отдельному приложению для формировки отчетности заполнять электронную форму и сдать отчет – это происходит автоматически и точно (программа сама укажет, где нужно отследить неточности).

- как только отчет будет отправлен в контролирующий орган, должна прийти квитанция-подтверждение, потом квитанция №2 о том, что отчет принят и сделан правильно. Пользователь заметит уведомления прямо не выходя из 1С. Если у налоговой или других органов будут замечания – исправить документ и снова сдать отчет.

- Порядок расстановки ЭЦП: сначала на готовом отчете ставиться подпись от главного бухгалтера, далее – директорская подпись, и лишь потом все заверяется мокрым штампом.

Стоит отметить также, что Аккредитованный центр по сертификации ключей обязан клиенту выдать для заключения договора с налоговой о том, чтоб сдать отчет в налоговую электронно, пакет клиента с ЭЦП.