Сдача отчётности в электронном виде
Сдача электронной отчётности – это, прежде всего, возможность организовать быстрый документооборот, а точнее движение документов с дня их создания или получения до дня их отправки или завершения, между организациями всех форм собственности.
Сдача отчётности в электронном виде не простоя является упрощённым вариантом сдачи отчётности но и гарант защищённости данных, и кроме того все документы внутри системы являются письменным доказательством своевременного выполнения обязательств перед государством организации.
Системы для сдачи электронной отчётности дают возможность передавать все необходимые налоговые декларации и другую отчётность и документы, которые нужны для исчисления со сбора, а так же уплаты налогов, без дублирования на бумагу, в электронном виде, при помощи обычного доступа через сеть интернет.
Электронная сдача отчётности в налоговую достаточно удобная и в настоящее время система электронной отчётности в себя включает ряд государственных органов: Федеральная налоговая служба России, Федеральная служба госстатистики России, Пенсионный фонд, Фонд медицинского страхования.
Преимущества сдачи отчётности в электронном виде:
1. Уменьшение количества ошибок во время подготовки отчётности благодаря специальным средствам выходного контроля. Перед тем как отправиться файлы с отчётностью обязательно проходят контроль правильности заполнения согласно требованиям.
2. Значительная экономия времени при электронной сдачи отчётности в налоговую.
3. Своевременное обновление всех форм отчётности.
4. Удобная возможность для получения общедоступной информации непосредственно из налоговой.
5. Гарантированная конфиденциальность. Все сформированные документы передаются непосредственно по телекоммуникационным каналам связи исключительно в зашифрованном виде при использовании средств надёжной криптографической защиты информации, которая сертифицируется уполномоченным госорганом.
6. Доставка отчётности обязательно подтверждается (налоговый орган в ответ на отчёт присылает протокол, в котором обозначено, что отчёт принят).
Не смотря на то, что многие налогоплательщики, которые теперь имеют возможность сдавать отчётность в электронном виде, вместе с тем не торопятся отказываться от привычного способа предоставления отчётности.
У сдачи электронной отчётности большое количество «плюсов», в то же время остаётся непонятным, почему, же преимущественное большинство компаний всё также отдаёт предпочтение привычному способу сдачи деклараций?
Благодаря тому, что все системы предоставления электронной отчётности обязательно проходят сертификацию, мы получаем:
- надёжную защиту файлов от нежелательных изменений;
- сохранность конфиденциальности информации об отправителе;
- идентификация самого отправителя;
- корректное разрешение всех конфликтных ситуаций.
Сдача электронной отчётности осуществляется в следующей форме:
- декларация налоговая;
- расчёты по авансовым платежам;
- баланс бухгалтерский;
- расчёты налоговые;
- отчёты и сведения.
Для того чтобы получить более полную информацию о формах отчётности следует обратиться с дополнительным запросом в отдел, который специализируется на работе с клиентами.
Электронная сдача отчётности в налоговую осуществляется по строго отработанной схеме, и давайте рассмотрим подробнее последовательность этих действий. Приведённые ниже действия происходят автоматически, но, тем не менее, во время организации правильной последовательности отчётности, желательно хорошо представлять все этапы этой процедуры.
1. Налогоплательщик:
- подготавливает и сдаёт электронную отчётность;
- сам подписывает файл с отчётностью личной ЭЦП;
- файл с готовой отчётностью шифрует;
- файл отправляет непосредственно на сервере СОС.
2. Специализированный оператор связи:
- фиксирует время поступления отчётного файла в сам адрес НО;
- формирует официальное подтверждение – электронный документ, в котором отображается время и дата сдачи;
- полученный документ шифрует и подписывает его ЭЦП;
- подтверждение высылает в налоговую, и непосредственно налогоплательщику.
3. Подписывается подтверждение СОС личной ЦП и отправляется в СОС для сдачи отчётности в электронном виде.
4. В архиве сохраняется отчётность для того, чтобы в случае появления спорной ситуации относительно даты сдачи иметь неопровержимые данные.
5. Налоговый орган:
- осуществляет входной контроль всех файлов касающихся отчётности на их соответствие всем требованиям формата, это сдачу отчётности в электронном виде делает надёжной;
- формирует самостоятельно протокол о том, что пройден входной контроль, так же здесь ставит подпись ЭЦП НО и отправляет на адрес налогоплательщика для сдачи электронной отчётности;;
- файл отчётности расшифровывает;
- внимательно проверяет совпадение ЭЦП НП
- если результат проверки положительный, то электронная документация подписывается, зашифровывается и отправляет после этого самому налогоплательщику, так происходит отчётность в электронном виде;
- в случае отрицательного результата проверки файл с отчёта не принимается, и высылается плательщику налогов уведомление об этом.
6. После получения своего файла с отчётом налогоплательщик его сохраняет в архиве для использования в случае возникновения спорной ситуации.
7. В налоговой в архив сохраняется электронный документ с парой ЭЦП (НО и НП), для того чтобы их можно было предъявить в случае, если возникнет спорная ситуация.
Таким образом, сдача электронной отчётности налогоплательщиком по каналам связи, будет считать выполненной, если налогоплательщик будет иметь:
1. Полученное подтверждение СОС, которое подписано ЭЦП СОС, а так же ПН;
2. Полный файл отчётности, который должен быть подписан ЭЦП НП, а кроме того НО;
3. Протокол с ЭЦП НО, с результатами проверки, на полное соответствие установленному формату.
Всё выше перечисленное является гарантом отсутствия искажений во время поступления документов в налоговый орган и исключает возможность внесения нежелательных изменений со стороны
Нестандартные ситуации
Во время сдачи отчётности в электронном виде могут возникнуть нестандартные ситуации и следует знать какие действия производятся в этом случае.
Ситуация:
Отправлена отчётность в налоговую не надлежащим НП
Действие
Осуществляется проверка ЭНЦ налогоплательщика и если будет получен отрицательный результат, то файл отчётности принят не будет, и файл с отчётом не будет налоговой принят, а налогоплательщик об этом получит уведомление.
Ситуация:
Налоговый орган налогоплательщик не согласны с содержанием файла сдачи электронной отчётности.
Действие
Для решения этого спора в судебном порядке будут предоставлены на обозрение суда файлы с отчётностью с двумя ЭЦП – НО и НП непосредственно из архива. Производится техническая экспертиза на целостность ЭЦП, что позволяет дать точный ответ на поставленный вопрос о том, у кого именно с участников этого обмена сохраняется корректная форма документа для электронной сдачи отчётности в налоговую.
Ситуация
Налоговая отчётность из-за возникших технических проблем не была вовремя предоставлена в налоговый орган
Действие
В данной ситуации сроки предоставления отчётов определяется с ориентацией на время и дату, которая зафиксирована в подтверждении СОС. После чего производится повторная отправка файла отчётности.
Ситуация
Налогоплательщик и налоговая трактуют по разному сроки сдачи отчётности
Действие
В сложившейся ситуации необходимо предоставить на обозрение суда файлы, которые подтвердят СОС с парой ЭЦП (СОС и НП) непосредственно из архивов НО и НП.
Начиная с 1 января 2014 года всех плательщиков налогов ждали изменения, которые коснулись вопроса о сдачи электронной отчётности непосредственно по отработанным электронным каналам связи. Наиболее значимое и важное для сдачи электронной отчётности - это тот момент, что Декларация по Налогу на добавленную стоимость приниматься будет лишь в электронной форме. Следует заметить, что станет это обязательным, вне зависимости от того, какая именно форма налогообложения будет использоваться на данном предприятии и какое количество наёмных работников здесь зарегистрировано. В то случае, если Вы лично являетесь налогоплательщиком, или же просто налоговым агентом, который обязан перечислять НДС в госбюджет, отчёт с НДС приниматься будет в электронном виде.
Следует заметить, что наше государство сделала данный шаг, для того, чтобы уже в законном порядке всех налогоплательщиков заставить перейти на сдачу отчётности в электронном виде. Начиная с 2014 года не будет иметь привязки декларация по НДС ни к системе налоговой инспекции, ни к количеству работников.
В прошлое скоро уйдут следующие исключения
Итак мы знаем, что имеют налоговые агенты, которые не являются плательщиками НДС, в то же время имеют полное освобождение от исполнения обязанностей которые связанны с начислением, а так же уплатой налогов. Данная категория уже в 2014 году получила право подавать Декларацию непосредственно на бумажном носителе. При этом есть одно важное но. В случае если предприятие как агент налоговой получает и выставляет счета-факторы, которые необходимы для осуществления деятельности предпринимателей не в личных интересах, а непосредственно в интересах иного предприятия и используя посреднический договор – будет принят отчёт исключительно в электронной форме. Важно знать, что данное правило действовать начнёт с первого января 2012 года. А до того времени налоговый орган обязан был принимать декларации в бумажном виде.
Кому нет причин беспокоиться?
На этот вопрос ответ очень прост – может не беспокоиться за правильность электронной сдачи отчётности в налоговую тому предприятие, которое перешло на электронную отчётность своевременно. Достаточно просто выбрать оператора специализированной связи, так как их много, только одно остаётся – выбор сделать правильный, а так же работать исключительно в своё удовольствие. Своевременная сдача отчётности в электронном виде поможет избежать нежелательных штрафов за неправильно заполненные документы. В среднем составляет штраф 200 рублей за декларацию по НДС, отправлена которая была почтой России.
Преимущества сдачи электронной отчётности:
- заметная экономия времени на то, чтобы составить отчёт и заполнить всю необходимую документацию;
- полное исключение возможности совершения ошибок;
- возможность сдавать отчётность дома при помощи сети Интернет;
- выгодная экономия рабочего и личного времени и комфорт;
- избежание нежелательных конфликтов с налоговыми инспекторами а так же очередей.
Эти преимущества сдачи отчётности в электронном виде автоматически перечеркивают все возможные минусы. Как известно на сегодняшний день именно электронной отчётности отдают своё предпочтение явное большинство налогоплательщиков, и это вполне оправданно.
Для того чтобы сдача электронной отчётности была проведена правильно, потребуется:
- средства личной электронной подписи;
- сертификат на электронную подпись;
- система при помощи которой будет осуществляться подготовка и отправка готовой отчётности;
- услуги оператора, который занимается электронным документооборотом.
Итак, для сдачи отчётности в электронном виде необходим сертификат электронной квалифицированной подписи, но о чём идее речь? Мы говорим об электронном документе, который используется только с одной целью – подписания и шифрования отчётности, а так же подпись используется для расшифровки уже поступивших документов от налогового инспектора.
Сдача электронной отчётности осуществляется через специальную программу, которая необходима для того, чтобы была возможность использовать электронную подпись. Шифровать, а так же подписывать без этого отчётность не возможно. Получает официальную лицензию на использование средств данной подписи налогоплательщик в специализированном официальном удостоверяющем центре.
Сдача отчётности в электронном виде направлена на усовершенствование системы отчётности, на предоставление налогоплательщику более комфортных условий работы, а так же для снижения количества возможных ошибок и конфликтов.