Факсимиле

         Каждый день на рынке товаров появляются новые гаджеты, которые призваны улучшить и облегчить жизнь людей. К усовершенствованиям в области электроники, цифровой техники или бытовых приборов мы уже привыкли, и все новинки воспринимаются лишь на «ура». Современный человек уже не может представить своей жизни без компьютера, интернета, мобильного телефона, планшета. А если это еще и деловой человек, то значимость этих вещей возрастает в несколько раз. Они уже не относятся к категории дефицитных и недосягаемых, как это было всего несколько лет назад, а просто являются инструментом успешного ведения бизнеса.

Кстати  о бизнесе. Составляющих успеха очень много, но у каждого они свои. А между тем, всегда есть мелочи, которым часто не придают особого значения и не замечают в пылу битвы за показатели прибыли и процветание фирмы. Речь пойдет о штемпельной продукции, и в частности, о ее особом виде – факсимиле.

 

Факсимиле

Факсимиле – это особый вид штампа, который является аналогом собственноручной подписи. Если подобная вещь используется только в личных целях, то никаких проблем не возникает. Но если речь идет о служебном использовании факсимиле, то определенных вопросов правового характера о правомерности использования факсимиле, в тех или иных случаях, не избежать. И действительно, удобства применения этого вида штемпельной продукции очевидны, но всегда ли правомерно использование аналога взамен оригинальной подписи?

Наличие на рабочем столе руководителя факсимиле значительно облегчает задачу, особенно если ежедневно приходится подписывать большое количество документов. Вот только не все документы после такого оттиска могут претендовать на звание «законных». Дело в том, что предусмотренные законодательством случаи проставления факсимиле не многочисленны, а поэтому, прежде чем заносить дубликат подписи над документом, стоит запомнить некоторые ограничения, которые могут лишить документ законной силы.

 

Гражданско-правовые сделки

            Использование аналога собственноручной подписи, то есть факсимиле, допустимо только в случаях, предусмотренных законодательством или по согласованию сторон. Гражданское законодательство не запрещает использовать факсимиле при оформлении гражданско-правовых сделок, но и здесь есть свои нюансы.

         Между сторонами подписывается соглашение о допустимости использования факсимиле. Это может быть отдельный документ являющийся приложением к соглашению сторон или использование факсимиле прописывается отдельным пунктом в тексте основного договора. Так или иначе, но уведомление второй стороны об использовании аналога «живой» подписи должно быть согласовано.

         Кроме того, следует прописать перечень тех документов, к которым допускается применение факсимиле. Это необходимо для того, чтобы подписанные при помощи аналога подписи документы обладали такой же юридической силой, как и те, что подписаны собственноручно. Подобные действия являются своеобразной страховкой на случай судебных разбирательств, и являются доказательством законности совершения сделки и ее последствий. Если же договором или дополнительным соглашением не предусмотрено использование факсимильной копии подписи, то документы заверенные таким образом суд может признать не имеющими законную силу.

         Что касается первичных учетных документов, например, таких как платежные, доверенности, акты выполненных работ и другие, имеющие финансовые последствия, то использование на них дубликата подписи не допускается. Это значит, что включать их в перечень разрешенных для подписания с помощью факсимиле недопустимо и идет в разрез действующему законодательству. 

          

Документы бухгалтерского и налогового учета

         Пожалуй, самым спорным моментом остается вопрос об использовании факсимиле при подписании бухгалтерских и налоговых документов. Вызвано это тем, что не существует каких-либо регламентов на эту тему. Служба налоговой инспекции отрицательно относится к применению факсимиле и подписанные таким образом первичные документы не относит к разряду подлинных и лишает их правовой основы. В качестве обоснования приводятся законодательные акты о бухгалтерском учете, где сказано, что только первичные документы с оригинальной подписью уполномоченных лиц могут приниматься к учету.

         В платежных и финансовых документах недопустимо использование факсимиле. Это подтверждают и судебные органы, принимающие положительные решения и встающие на сторону тех, кто оспаривает законность использования факсимильной подписи на подобного рода документах.

         Это же требование применимо и относительно налоговых документов, о чем не стоит забывать при их подписании.

         Что касается налоговых деклараций, то многие склонны полагать, что раз законодательство допускает использовать в качестве замены живой подписи электронной, то можно воспользоваться факсимиле, ведь это тоже аналог собственноручной подписи – однако это не так. Действие закона распространяется только в отношении электронной подписи, а все другие аналоги находятся вне закона.

 

         Счета-фактуры    

         Еще не так давно можно было встретить факсимиле и на счетах-фактурах, хотя правовое отношение к таким документам вызывало сомнение. Налоговые органы оспаривали требование на вычет налога даже в том случае, когда счет-фактура фигурировал в перечне документов предусмотренных подписанием при помощи факсимильной подписи по соглашению сторон. 

Долгое время велись споры об использовании факсимиле на счетах-фактурах, но Президиум Верховного Арбитражного Суда поставил и здесь точку (письмо Минфина РФ №03-07-09/33 от 01.06.2010). Поскольку Гражданским кодексом не предусмотрено использование счетов-фактур с применением факсимильной подписи, то иное признается нарушающим установленный порядок и не дает возможности покупателю предъявлять суммы налога к вычету.

         Чтобы не лишиться права на вычет НДС, то стоит обратить внимание на то, чтобы счета-фактуры были подписаны живой подписью всех уполномоченных на то лиц.

 

Несмотря на ряд ограничений в использовании факсимиле, множество документов не подпадают под запрет. Использование факсимильной подписи значительно облегчает и упрощает процесс подписания документов. Достаточно заказать дубликат своей подписи, чтобы всего через несколько часов поймать себя на мысли о том, как же вы обходились без нее раньше.